Cách ghi nội dung trong biên bản cuộc họp

Sở dĩ việc viết biên bản cuộc họp cực kỳ quan trọng bởi đây là văn bản ghi lại toàn bộ các nội dung diễn ra trong cuộc họp nội bộ công ty, các cuộc ký kết hợp đồng lớn của công ty. Tuy biên bản không mang tính pháp lý nhưng nó góp phần vào việc đưa ra các quyết định quan trọng trong cuộc họp cũng như để chứng minh các thông tin diễn ra trong cuộc họp là chính xác nhất về sau này.

Kỹ năng viết biên bản cuộc họp chuẩn xác nhất

Giai đoạn chuẩn bị

Nhiều nhân viên khi mới vào công ty được phân công cho trách nhiệm làm thư ký hay trợ lý chuyên ghi chép mẫu biên bản cuộc họp của cơ quan thường gặp khá nhiều khó khăn trong lần đầu tiên. Vì thế điều bạn cần chuẩn bị đầu tiên đó chính là tìm hiểu các chính sách họp hành trong cơ quan của công ty. Bạn thử hỏi xem công ty của bạn có một quy tắc nhất định nào hay không. Nếu không có bạn nên sử dụng cách truyển thống để viết biên bản cuộc họp.

Trong vai trò của một người ghi chép biên bản cuộc họp bạn không cần phải làm quen với tất cả các quy tắc làm việc. Nhưng hãy xin một bản sao hay mượn một mẫu biên bản cuộc họp để tham khảo.

Tìm hiểu về vi trò thư ký của mình khi tham gia họp, bởi trên thực tế có nhiều thư ký sẽ phỉ vừa ghi nội dung cuộc họp vừa phải tham gia thảo luận các vấn đề trong cuộc họp. Nhiều thư ký thì không tham giư trực tiếp vào cuộc họp. Tuy nhiên, khi đã ghi biên bản cuộc họp bạn không nên là người sẽ đảm nhiệm trực tiếp cả 2 vai trò này.

Chuẩn bị sẵn biên bản họp

Thường thì các nội dung cuộc họp khá giống nhau. Một mẫu biên nản theo đúng quy cách truyền thống sẽ hỗ trợ cho bạn rất nhiều trong quá trình viết biên bản cuộc họp.  Nhìn chung nội dung của biên bản cuộc họp sẽ bao gồm các thông tin sau:

- Tên cơ quan, công ty, doanh nghiệp

- Loại hình cuộc họp, đây là cuộc họp định kỳ, cuộc họp tháng, năm hay các cuộc họp đột xuất theo nhóm.

- Ngày, giờ và địa điểm bạn nên đưa thông tin ngày, giờ, địa điểm trong khi bắt đầu và kết thúc.

- Tên của chủ tọa hoặc người trực tiếp lãnh đạo cuộc họp và tên thư ký, trợ lý trực tiếp viết biên bản.  

- Danh sách thành phần tham gia có mặt, vắng mặt. Đây là thông tin cần thiết trong trường hợp có đưa ra hoạt động bỏ phiếu khi họp.

- Chỗ trống để bạn kí tên, biên bản cuộc họp sẽ bao gồm chữ ký của chủ tọa và người thư ký để bảo đảm tính khách quan trong biên bản.

Mang theo sổ tay hoặc máy tính

Nếu bạn ghi biên bản bạn nên mang theo vật dụng mà bạn quen sử dụng nhất như sổ ghi chép, máy tính có sẵn thư mục dành riêng cho biên bản. Trong trường hợp mẫu biên bản lần trước của bạn chưa được phê duyệt thì bạn có thể mang theo biên bản này theo.

Ngoài 2 vật dụng trên thì bạn có thể nhờ đến sự hỗ trợ của máy ghi âm, nhưng không nên phụ thuộc hoàn toàn vào nó. Khi sử dụng máy ghi âm nên hỏi những người có mặt trong cuộc họp biết và chấp thuận.

Cách ghi chép thành phần tham dự trong biên bản cuộc họp

Mỗi cuộc họp sẽ có danh sách thành phần tham dự, khi mọi người có mặt, hãy phát một tờ và dành chỗ trống để mọi người ghi tên và các thông tin liên lạc trong cơ quan. Bạn cũng có thể làm việc này trươc khi cuộc họp kết thúc bạn cũng sẽ có được danh sách người tham gia sau khi hoàn thành quá trình ghi biên bản cuộc họp. Nếu bạn biết những người tham dự cuộc họp hãy vẽ sơ đồ cuộc họp và điền thông tin khi mọi người tự giới thiệu về mình.

Điền các thông tin vào mẫu biên bản lập sẵn

Trong khi chờ đợi cuộc họp bắt đầu bạn có thể ghi tên của các tổ chức, ngày, giờ, địa điểm họp loại hình cuộc họp. Để khi cuộc họp bắt đàu bạn chỉ cần ghi thời điểm bắt đầu vào biên bản. Nếu bạn không có mẫu biên bản thì có thể ghi những thông tin này ở phía trên cùng. Nếu cuộc họp được triệu tập vì mục đích đặc biệt bạn nên lưu lại thông báo gửi đến các thành viên và đính kèm trong biên bản cuộc họp.

Tên của người chuyển nội dung

Nếu bạn không thể ghi lại chính xác các nội dung được thảo luận kéo dài thì hãy yêu cầu văn bản ghi chép những nội dung đó. Thực tế thì đây là vấn đề thường xuyên xảy ra và bạn có thể ngắt giữa chừng các thông tin chính sách có giới hạn về nội dung. Trong trường hợp bạn là người trực tiếp chuyển nội dung vừa là thư ký thì việc ngắt cuộc họp giữa chừng vì mục đích ghi chép là hoàn toàn được chấp nhận.

Ghi các nội dung khác

Ngoài các nội dung chính thì bạn có thể thêm vào văn bản một số nội dung cần thiết. Khi cuộc họp chuyển sang một chủ đề khác thì bạn hãy chăm chú ghi chép lại tất cả thông tin xung quanh.

Hi vọng với cách ghi nội dung biên bản cuộc họp trên đây sẽ giúp ích cho các thư ký và trợ lý có thêm kỹ năng tốt nhất trong quá trình ghi biên bản cuộc họp của mình.